Quelle est la durée de conservation des éléments de preuve d'une formation à distance ?

Le contexte réglementaire

Le cadre réglementaire de la formation à distance Franche-Comté a été simplifié par ce que l’on a appelé la loi “Avenir professionnel”. Un texte de loi du 5 septembre 2018 et un décret d’application datant du 28 décembre 2018.

Puis un “certificat de réalisation de la formation” a complété ce dispositif réglementaire en 2020.

Un contrôle a posteriori et non plus a priori

Avec la mise en place de ce « certificat de réalisation », les établissements de formation ne sont plus obligés de fournir les preuves de la bonne exécution de la formation au moment de la facturation. Ils doivent seulement présenter un « certificat de réalisation » avec leur facture.

Ce certificat est simple à produire et commun à tous les OPCO. Le Ministère du Travail a produit un modèle que les organismes de formation peuvent s’approprier en y apposant leur logo et en-tête.

Mais attention, la flexibilité de la facturation ne signifie pas que l'organisme de formation n'a plus à prouver que la formation a été réalisée.

Les exigences de la réforme de 2018 s'appliquent toujours, mais le contrôle n'est plus effectué avant, a priori, mais après la formation, a posteriori, c’est-à-dire après que la formation ait eu lieu

L’organisme financeur règle donc uniquement sur la base de la facture et du certificat de réalisation.

Qu’est-ce qu’un élément de preuve ?

Un organisme de formation doit pouvoir prouver que la formation pour laquelle il a été payé a bien été dispensée selon les modalités prévues (volume horaire, contenu des cours, cas pratiques, évaluations…)

Il doit pouvoir en apporter les preuves s’il fait face à un contrôle a posteriori. On parle alors de contrôle de “service fait”.

Voici les principaux documents qui peuvent servir d’éléments de preuve :

• Le PIF, protocole individuel de formation.
• Des extractions du Learning Management System.
• Les corrections des travaux pratiques réalisés.
• Les documents justifiant l’assistance technique et pédagogique de l’apprenant.
• Les relevés des temps de connexion.
• Les évaluations qui ont eu lieu tout au long de la formation.
• Les feuilles d’émargement.
• Les attestations d’assiduité.
• Les attestations de fin de formation signées par les apprenants
• Les fiches de paie des formateurs ou les factures des formateurs indépendants...

Il est important d’insister sur le fait que la conservation des justificatifs de mise en œuvre des évaluations est obligatoire.

Qui peut réaliser un contrôle ?

Les contrôles concernant la bonne réalisation d’une formation peuvent être réalisés par :

• Les organismes financeurs comme les OPCO (les opérateurs de compétences), Pôle Emploi, les régions…
• Les Services Régionaux de Contrôle des DREETS, directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (ex-DIRECCTE) ou encore les services administratifs et financiers de l’État.

En effet, le financeur d’actions de formation doit lui-même pouvoir justifier la nature et la réalité des dépenses qu’il a engagées. Il a reçu des fonds. En contre-partie, il doit être en mesure de justifier de la conformité de leur utilisation vis-à-vis des dispositions légales et réglementaires.

Que dit la loi concernant la durée de conservation des éléments de preuve d'une formation à distance ?

L’organisme financeur peut demander à l’organisme de formation d’apporter les éléments de preuve de la bonne réalisation de la formation à tout moment dans la période des délais légaux en matière de formation.

Les éléments de preuve doivent être conservés pendant une période qui inclut l’année de la mise en œuvre de la formation ainsi que les 3 années suivantes.